Các tài liệu giấy có giá trị cần được bảo tồn luôn đối diện với các nguy cơ làm hư hỏng tài liệu như côn trùng, nấm mốc, tia tử ngoại và sự phân hủy do A-xít. Ngoài việc lưu trữ trong các kho chuyên dụng có điều kiện nhiệt độ và độ ẩm phù hợp, các tài liệu trước khi mang vào kho cần được xử lý các nguy cơ từ côn trùng, nấm mốc và khử axit định kỳ để gia tăng tuổi thọ của tài liệu.

Khử bụi và nấm mốc

Những tài liệu bảo quản kém, trước khi đưa vào kho lưu trữ cần phải làm sạch nấm mốc để tránh lây lan và ảnh hưởng đến sức khỏe của người làm việc trong kho. Các nghiên cứu cho thấy có đến 136 loại nấm mốc có hại đến sức khỏe của người và tài liệu, trong đó có 18 loại nấm được cho là có gây ra một số bệnh về đường hô hấp.

Xử lý côn trùng trong tài liệu

Côn trùng là mối nguy hại hàng đầu đối với tài liệu giấy. Sự lây nhiễm từ ngoài vào và các loại sống trong tài liệu như nhậy, gián, mọt, mốc, bọ cánh cứng là nguồn gậm nhấm tài liệu có trong kho.

Khử axit tài liệu

Dư lượng axit trong quá trình sản xuất giấy và sự xâm nhập từ môi trường không khí là nguyên nhân làm cho giấy dần trở nên vàng và phân rã theo thời gian. Để ngăn chặn quá trình phân rã, chúng ta cần lấy dư lượng a-xít trong giấy ra và bổ sung thêm kiềm vào các sợi Xenlulo (Cellulose) để bảo vệ chúng khỏi các thành phần A-xít từ không khí.